Здравствуйте, уважаемые посетители блога «Проекторщик». Сегодняшний мой пост относится к проекторам достаточно опосредованно, хотя связь всё таки есть, и не малая. Речь пойдет о том, как подготовиться, создать и провести презентацию, а также как сделать презентацию онлайн, не имея на компьютере PowerPoint (т.е., речь пойдет почти обо всем, что связано со словом «Презентация»).
О чем бы хотелось сказать в первую очередь — презентация это не просто файл в формате .ppt или .keynote (хотя о том, как создать презентацию в одном из этих форматов я тоже расскажу), презентация — это искусство, на обладание которым, многие тратят кучу времени и денег. Я постараюсь рассказать о том как создать презентацию и провести ее, бесплатно (да простят меня компании на этом зарабатывающие 
)
Презентация может быть посвящена представлению компании, услуги, продукта, может заключать в себе отчет или план, может быть обучающей... в общем рассказывать она может много о чём.
Выглядеть и проводиться она может по-разному: заочно — когда рассылаются материалы и заинтересованное лицо само с ними знакомиться и очно — когда выступающий общается с аудиторией непосредственно.
Очная презентация может быть удаленной, например, всё более популярные нынче webinars (вебинары — от слов web — сеть, интернет и seminar) и видеоконференции, или локальной, т.е. когда выступающий и аудитория находятся в одном помещении.
Последний тип презентаций — мой самый любимый. В этом случае ты видишь глаза каждого слушателя, обмениваешься с ним энергетикой. Не подумайте, я не сошел с ума. Думаю любой, кто хоть раз выступал перед залом человек хотя бы на 10-20 знает, о чем я. А когда перед собой видишь 200-300 и более пар заинтересованных глаз — это вообще непередаваемое ощущение.
Да, этот вид презентации самый сложный, особенно если аудитория реально интересуется и разбирается в описываемом докладчиком вопросе, но чувство волнения и удовлетворения после такого выступления, мало с чем можно сравнить. Откуда я знаю? За свою достаточно короткую жизнь, по скромным оценкам, мне пришлось провести 5-6 сотен презентаций, плюс-минус . А еще... Я, честно, люблю это делать — рассказывать людям что-то, в чем я хорошо разбираюсь, если им (людям) это интересно.
Как вы понимаете, речь пойдет именно о самом последнем типе презентаций — в зале со зрителями, и, в идеале с огромным экраном (хотя процесс создания самого файла презентации пригодится и для остальных видов).
Подготовка к подготовке
Итак, что же нужно для подготовки? Для начала нужно понять чего вы хотите добиться. Если просто быстренько отчитаться и сбежать, можете закрыть эту страницу и вообще не думать о презентации! Если же вы хотите чтобы вас услышали и поняли, тогда идем дальше.
Далее стоит оценить свои навыки и способность вести себя на публике. Все люди разные, и если экстраверт, скорее всего будет достаточно раскрепощен, то интроверт может начать заикаться и вообще забывать, «зачем он тут». Это не страшно, просто в таком случае нужно будет подольше потренироваться. Я по своей натуре очень открытый человек, но как сейчас помню свою первую публичную презентацию перед большой аудиторией (было человек 100, моя максимальная аудитория до этого была больше, но это был выпускной в школе, а по сему немного не то :). Презентации же я до этого читал максимум на 3-4 человека). Так вот поджилки у меня тогда тряслись — словами не передать. Тем более, я знал, что некоторые слушатели, на тот момент, владели раскрываемой мной темой гораздо лучше меня самого.
После презентации я специально спросил несколько близких людей было ли видно, что мне страшно, и ни один не сказал, что было (можно, конечно, подумать, что они лукавили, но у меня нет причин им не доверять). Тогда я сделал для себя первый вывод и выработал правило — никогда не бояться аудитории, не смотря на ее размер и статусность (и в последующем, выступая даже перед самыми известными и властными людьми, я испытывал волнение, но не страх).
Если страх перед аудиторией есть, нужно его бороть. Сначала, читая презентации перед зеркалом, потом — перед родными и друзьями и так далее. Не бойтесь показаться смешными, ваша цель — победить страх, а в войне все средства хороши.
Следующее, о чем нужно задуматься для реально качественной презентации — вы обязаны знать, о чем говорите! Вы обязаны быть в теме всех нюансов! Вы обязаны быть готовы к любым вопросам! А если вдруг, вопрос окажется настолько каверзным, что ответить на него не представляется возможным, никогда не говорите: «Я не знаю»! Забудьте эти слова на время прзентации! Ответив так, вы рискуете потерять всякий интерес со стороны аудитоии, ибо будете выглядеть некомпетентным, даже если заданный вопрос лишь косвенно относился к теме. Вариантов ответа может быть много: Давайте обсудим этот вопрос в перерыве, мой коллега сможет ответить лучше меня — ему слово, я отвечу чуть позже... Но не «я не знаю»!
Всегда будьте готовы к тому, что что-то может пойти не так: выключится свет, откажет техника, взорвется вулкан... Вы не должны останавливаться, слушатели оценят вашу стойкость.
Если вы решили (ну или вас обязали) проводить презентацию и предстали перед аудиторией, вы обязаны ее провести. Провести качественно, чтобы вас услышали, поняли и запомнили всё, что вы рассказали.
Кроме того, есть еще один маленький совет — не поворачивайтесь к аудитории спиной — это отталкивает. Вашу презентацию вы должны знать наизусть! Вы не должны читать текст, написанный в слайдах! Пусть слушатели сами читают. А значит, если вы выступаете перед аудиторией, а за спиной у вас большой экран, на который проецируется презентация, вам нет необходимости поворачиваться к ней Но если очень нужно видеть происходящее на экране — используйте монитор, который стоит ПЕРЕД вами. Для дублирования происходящего на большом экране и мониторе можно использовать ПК с двумя видеовыходами, проектор с выходом на монитор или устройство под названием сплиттер.
Таким образом, первое, что нужно сделать перед презентацией — подготовится морально и полностью раскрыть для себя тему. Провести, так сказать, аутотренинг и изучить вопрос. И подготовиться технически.
И еще, презентацию не следует зубрить, эксперементируйте и импровизируйте, людям это нравится.
Подготовка презентации
Как я написал выше, презентация может быть разных видов, например, представлять что-либо, можно предварительно распечатав листы с данными о представляемом объекте и раздав их слушателям. А потом на пальцах и словами объяснять, о чем вы сейчас говорите и куда им смотреть. Думаю, уже по описанию понятно, что это далеко не лучший вариант.
Аналогично, можно раздать файл с презентацией всем присутствующим, который они запустят на своих ноутбуках или планшетах и будут сами перелистывать по вашей команде. Уже лучше, но всё равно не то.
Наконец, можно демонстрировать презентацию на большом экране, привлекая всеобщее внимание, расставляя там, где это необходимо акценты и управляя ею собственноручно. Вот это — то, что надо!
А лучшим устройством для вывода большого изображения является проектор! Только проектор позволяет создать экран размером 3 метра, при цене устройства от 10 000 российских рублей. И только проектор для такого экрана можно взять под мышку.
Плавно мы подошли к следующей важнейшей составляющей ответа на вопрос: «Как создать презентацию?». Речь о файле специального формата, который и будет заключать в себе всю визуальную информацию, которую мы хотим донести. Этот файл, и то, насколько качественно он сделан — чуть ли не наиглавнейший компонент хорошей презентации. Ведь до 90% всей информации человек осваивает посредствам зрения, а соответственно, от того насколько ему понравятся или не понравятся визуальные образы во время вашей презентации зависит общее впечатление и впитывание излагаемых вами слов.
Я уже несколько раз писал, что являюсь поклонником iPhone и iPad (хотя недавно поменял iPhone на Android-устройство и ничуть не жалею об этом, а iPad планирую сменит на Windows 8 планшет). Но никогда не пользовался (имеется ввиду полноценно) Маком. При этом красивейшие презентации (а точнее эффекты) я видел именно на нём. С другой стороны, Microsoft Office, с его компонентом под названием PowerPoint, сегодня предоставляет огромное количество возможностей по созданию красивых презентаций, но далеко не все умеют ими пользоваться из-за особенностей интерфейса программы. Именно в PowerPoint мы и будем создавать такой важный для нас с вами файл-презентацию.
Как сделать презентацию в PowerPoint? Да очень просто. Идем в Пуск — Все программы — Microsoft Office и кликаем на иконке Microsoft PowerPoint. Перед нашими глазами предстанет программа, по частоте использования с которой, на моем компьютере, может посоревноваться только почтовый клиент.
Как говорится всё начинается с белого листа...
Первым делом, я советую подогнать формат презентации под соотношение сторон устройства, на котором вы будете ее показывать. Т.е. если планируется использовать например ЖК-панель большого размера, нужно чтобы слайд презентации имел соотношение сторон 16:9, если проектор, то 4:3 или 16:10… В противном случае у вас будут черные полосы по бокам слайда, что выглядит очень непрофессионально. А если менять формат слайда уже после создания презентации, у нас изменяться пропорции и может получиться так, что придется всё переделывать.
Выбираем закладку «Дизайн»
и кликаем на «Параметры страницы»
В появившемся окошке выбираем нужное нам соотношение сторон
Там же в закладке «Дизайн», можно выбрать оформление презентации из стандартных тем,
либо загрузить любую другую из имеющихся, кликнув на маленькую стрелочку справа от предустановленных шаблонов и нажав «Поиск тем…»
После выбора шаблона, вводим заголовок презентации и другие атрибуты первого слайда презентации, после чего выбираем закладку «Главная» и нажимаем «Создать слайд» — если нажать не на иконку, а на текст, то мы увидим возможные типы создаваемого слайда (так проще). Выбираем «Заголовок и объект»…
и видим это
Вводим заголовок нашего слайда и видим иконки для создания наполнения презентации
например можно вставить таблицу
или диаграмму
или Smart-объект
или клип-арт
или видео,
или картинку… Вот ее-то мы и вставим
для создания последующих слайдов, просто дублируем наш текущий слайд, кликнув по нему правой кнопкой мыши и выбрав соответствующий пункт контекстного меню.
Перемещаем картинку на новом слайде
Для ввода текста кликаем иконку с изображением буквы «А» вверху. После этого устанавливаем курсор в место, где должен быть текст, кликаем левой кнопкой мыши и вводим буквы
Ваша презентация может состоять просто из текста и изображений (таблиц, графиков), которые просто сменяют друг друга. Но PowerPoint (равно как и Keynote) позволяют сделать презентацию более эффектной, благодаря анимации при переходе от слайда к слайду или же находясь на одном слайде.
Для применения анимации к слайду целиком, выбираем этот слайд слева, а сверху кликаем по закладке «Анимация» и переходим к выбору возможного эффекта для слайда
В случае же, когда анимация нужна не для всего слайда, а лишь для отдельных элементов на нем, выбираем этот элемент (картинка в моем случае) и кликаем по «Настройка анимации» в нашей закладке «Анимация». После этого мы видим новое окно справа, где можно настроить: вид анимации для объекта, скорость воспроизведения, как она будет проявляться (по клику мышкой или автоматически при смене слайда), и в какой последовательности должна проявляться анимация для разных объектов на слайде (если их несколько)
Следующий полезный элемент во время презентации – видео. Здесь всё предельно ясно – вы просто нажимает иконку с бобиной киноленты на новом слайде (вы видели эту иконку выше) и выбираете файл поддерживаемого формата на компьютере. Но в этом случае, при переносе презентации на другой ПК очень важно не забыть перенести и видео, и проставить его по новой, иначе можно «пролететь».
Есть другой вариант – YouTube, куда можно выложить наше видео и просто проставить на него ссылку из презентации. Правда, не совсем просто Да и нужна уверенность, что в месте проведения презентации будет доступ к Интернет.
По-умолчанию, в PowerPoint 2007 нет возможности проставить ссылку с YT так, чтобы мы получили рабочее видео на слайде при демонстрации презентации. Для того, чтобы она появилась, нам необходим бесплатный плагин под названием YouTubeVideo2k7, созданный одним из самых известных писателей надстроек для MS Office. Скачать его вы можете по этой ссылке
Достаем из скачанного архива файл YouTubeVideo2k7.ppam и сохраняем у себя на ПК.
Для установки надстройки нажимаем кнопку кнопку Office и выбираем «Параметры PowerPoint»
Здесь кликаем «Надстройки» и в ниспадающем меню «Управление» внизу окна выбираем «Надстройки PowerPoint»
В появившемся окне жмем «Добавить» и находим недавно распакованный файл YouTubeVideo2k7.ppam
Выбираем его, и после нажатия на кнопку «Ок» мы видим установленный плагин.
А в закладке «Вставка» у нас появиться новая иконка с названием «YouTube Video».
Нажав на нее, нам необходимо вставить адрес ролика, скопированный из адресной строки, выбрать как запускать и проигрывать ролик, какого размера окно под него создать (в процентах от размера слайда) и где, по отношению к слайду, расположить (по центру, по центру снизу, слева и т.д.). В итоге получаем вот такую картину
Но вы не пугайтесь, при демонстрации презентации, слайд будет выглядеть вот так (при установке запуска по клику, 50% размере и расположении по центру)
Для большей эффектности в презентацию можно добавить различные объекты, находящиеся на закладке «Главная»
Например, можно добавить стрелку, указывающую на что-либо
Или кружок
Но суть тут конечно же не в кружке, а в том, что кликнув на него дважды левой кнопкой мыши мы увидим закладку «Формат», а в ней инструменты работы с нашим кругом.
Выбрав в «Заливка фигуры» пункт «Нет заливки», окрасив контур в красный цвет, и выбрав тень в «Эффекты для фигур», а также введя текст, можно получить вот такое добавление к созданному ранее слайду
Аналогично, кликнув дважды по изображению на слайде, можно поработать и над ним
Ну и в обязательном порядке, не забываем поблагодарить аудиторию за внимание
Сохраняем нашу презентацию в формате с поддержкой макросов. Для этого кликаем по кнопке Office, выбираем «Сохранить как – Другие форматы», где в ниспадающем меню выбираем соответствующий тип файла.
Всё. Можно выводить на большой экран. С чем я вас и поздравляю.
Естественно, здесь раскрыты не все возможности Microsoft PowerPoint 2007. Но того, что я вам показал вполне достаточно для создания вполне эффектной и информативной презентации.
В дополнение к технической части, хотел бы сказать пару слов про внутреннее содержание вашей презентации. Люди! Пожалуйста, не забивайте слайды текстом! Это ужасно! Если вы высылаете презентацию кому-то, пишите все комментарии в соответствующем поле внизу. Если вы сами демонстрируете презентацию — тем более, текста на слайдах должно быть минимум. Запоминающийся образ и главные моменты тезисно, всё! Остальное нужно говорить. Когда присутствуешь на презентации, на которой человек слово в слово читает всё, что написано на его слайдах, его убить хочется! Про себя думаешь: «Читать я и сам умею, зачем этот клоун здесь?». Сравните два слайда ниже, какой на ваш взгляд больше запомнится?
Кроме того, старайтесь учитывать расстояние до последнего ряда зрителей и не используйте слишком мелкий шрифт на слайдах. Невозможность прочитать то, что вы там написали тоже бесит.
Как сделать презентацию онлайн
Хотел бы сказать буквально два слова тем, у кого нет MS Office и ставить они его не хотят/не могут, а презентацию сделать нужно. Есть возможность воспользоваться облачным сервисом Microsoft по созданию презентации. Для того, чтобы сделать презентацию онлайн, пройдите по этой ссылке Здесь, после регистрации, вы сможете сделать презентацию (и не только) бесплатно, даже не имея Microsoft Office на компьютере.
Как провести презенатцию
Я уже дал вам несколько советов о том, как вести себя во время презентации. Теперь давайте вернемся к середине этого поста, где я говорил о выводе презентации на большой экран. Мы уже поняли, что наилучшим помощником в этом деле нам станет проектор. Но как его лучше подключить к ноутбуку или компьютеру? Об этом я уже писал целую статью, которую вы найдете кликнув сюда. Сейчас же позвольте мне немного ее дополнить в свете описываемой темы.
Сегодня на рынке существует большое количество проекторов, способных подключаться к ноутбуку без проводов — по WiFi, также в дополнение или вместо ноутбуков, всё больше людей имеют планшеты и смартфоны, которые можно подключить к проектору по WiFi, и которым не нужно конвертировать презентации. Пример такой связки Вы можете посмотреть в статье про iPad и Epson
По всем возможным связкам и подключению проектора без проводов я расскажу в отдельном посте (а точнее в серии постов по производителям, чтобы не пропустить и узнать как подключить проектор того или иного производителя по WiFi, подписывайтесь на рассылку). Сейчас же, я расскажу о проекторах, которым не нужен компьютер для проведения презентации или демонстрации изображений или даже видео.
Такие проекторы имеют USB-порт типа А или слот для карт памяти. Возможности воспроизведения данных с таких носителей отличаются в зависимости от производителя. Самыми продвинутыми из недорогих проекторов такого типа, в недавнем прошлом, были проекторы Samsung, способные воспроизводить документы MS Office, аудио и видео-файлы без конвертации, и даже имевшие встроенную память (речь не о пико или карманных, а о полноценных устройствах с яркостью до 3500 Лм)! Но, к сожалению, корейский гигант ушел с рынка проекторов, оставив о себе лишь теплые воспоминания (хороших идей у инженеров было реально много). Большинство же проекторов на сегодня способны воспроизводить с внешних носителей только предварительно переконвертированные презентации.
Презентацию для таких проекторов необходимо предварительно «прогнать» через ПО производителя, которое превратит ее в файл (группу файлов), понимаемый проектором, и записать на флешку. В последующем, вставляем флешку прямо в проектор, выбираем источником USB, и демонстрируем нашу презентацию без внешних устройств.
Недостаток такого способа работы понятен – помимо того, что нужно сделать саму презентацию, ее нужно еще и конвертировать, а это лишнее время и «трудозатраты». С другой стороны это лучше, чем просто сохранить презентацию в виде картинок (Сохранить как – Другие форматы – Рисунок в формате…), потому что в большинстве случаев, в том или ином виде, сохранится анимация. Ну а главное преимущество проведения презентации с таким проектором, естественно – отсутствие необходимости иметь при себе ноутбук. Особенно это актуально в случае выездных мероприятий.
Наконец, для проведения презентации, можно подключить планшет к проектору по HDMI (естественно, при наличии данного интерфейса в обоих устройствах) и транслировать всё происходящее на планшете на большой экран (речь об Android и Windows планшетах), как я делал в случае тестирования Qumi Q5.
Ну и напоследок скажу, что есть еще один, а точнее два инструмента, делающих презентацию еще более эффективной — интерактивные доски и интерактивные мониторы. Но это тема для отдельной большой статьи.
Ну вот вроде бы и всё. Если есть нераскрытые аспекты темы «Как сделать презентацию» пишите в комментариях. Там же готов ответить на вопросы.
А как часто Вам приходится создавать и проводить презентации?
Кстати, возвращаясь к моему замечанию о смене iPad. Друзья, кто-нибудь из Вас пользуется планшетом на полноценной Windows 8 (не RT)? Как вам? Мне он нужен для работы, поэтому должен быть легким, долгоживущим, с нормальным экраном и, скорее всего с 3G/LTE. Естественно, подешевле Что посоветуете?
Проекторы для проведения презентаций, характеристики, цены и где купить Вы найдете в моём каталоге.
С уважением,
Андрей Салтрукович
Спасибо большое за плагин! Удачи!
Хотелось бы по подробнее о вещах как жесты, как стоять, eye contact и тд